MailRouter: Inteligentné smerovanie emailov
Automatizácia kategorizácie a presmerovania faktúr
Inteligentné riešenie na automatické smerovanie prichádzajúcich emailov v zdieľanej účtovnej schránke na základě čísla objednávky, OCR analýzy PDF príloh a konfigurovateľných pravidiel.
BK a.s.
Odvetvie
Stavebníctvo
Veľkosť spoločnosti
100-200 zamestnancov
Uverejnené
24. Jan 2026
Profil zákazníka
BK, a.s. je etablovaná spoločnosť pôsobiaca v oblasti technických služieb budov a facility managementu s viac ako 25-ročnou históriou a portfóliom klientov z radov významných korporátnych a inštitucionálnych zákazníkov. Projekt MailRouter sme realizovali pre účtovné oddelenie spoločnosti, ktoré denne spracúva veľké objemy prichádzajúcej emailovej komunikácie – faktúry, objednávky a súvisiace doklady od desiatok dodávateľov.
Riešenie tohto typu je relevantné pre každú organizáciu, ktorej účtovné alebo back-office oddelenie operuje so zdieľanou emailovou schránkou slúžiacou ako vstupný bod pre dokladovú agendu.
Zadanie
Účtovné oddelenie čelilo rastúcemu objemu prichádzajúcich e-mailov, ktorých spracovanie už presahovalo možnosti natívnych pravidiel v Outlooku a zároveň predstavovalo výraznú administratívnu záťaž pre pracovníkov oddelenia. Tieto pravidlá síce umožňujú základné triedenie podľa odosielateľa alebo kľúčových slov, nedokážu však dynamicky reagovať na čísla objednávok, pracovať s obsahom PDF príloh ani priradiť e-mail konkrétnemu zodpovednému pracovníkovi na základe interných firemných dát.
Cieľom projektu bolo vybudovať inteligentné riešenie, ktoré automaticky identifikuje správneho príjemcu pre každý prichádzajúci e-mail – na základe obsahu správy, čísla objednávky alebo konfigurovateľných pravidiel. Zároveň bolo dôležité zabezpečiť, aby tím mohol tieto pravidlá spravovať samostatne, bez závislosti od IT podpory.
Popis realizácie
Navrhli a implementovali sme automatizovaný flow v prostredí Microsoft Power Automate, ktorý spracúva každý nový prichádzajúci email v zdieľanej schránke. Riešenie pracuje v troch logických vrstvách:
Rozpoznávanie čísel objednávok
Flow v reálnom čase skenuje predmet aj telo e-mailu a vyhľadáva číslo objednávky. Pokiaľ ho nájde, e-mail je okamžite nasmerovaný správnemu príjemcovi – na základe čísla objednávky a dopytu do interného objednávkového systému. Ten prostredníctvom priameho prepojenia na systém identifikuje zodpovedného účtovníka a doplní aj názov projektu.
OCR spracovanie faktúr
Ak sa číslo objednávky nenachádza priamo v texte emailu, flow automaticky spustí OCR analýzu priložených PDF súborov prostredníctvom Azure Function. Táto funkcia dokáže spracovať aj viaceré faktúry naraz, extrahovať z nich relevantné identifikátory a zabezpečiť správne smerovanie aj bez explicitného uvedenia čísla v texte emailu.
Statické pravidlá cez SharePoint
Ako záložná vrstva slúžia pravidlá smerovania, ktoré si tím spravuje priamo v zozname v Microsoft SharePoint – bez akéhokoľvek zásahu do samotného flow. Flow tieto pravidlá dynamicky načítava zo SharePoint listu, ktorý umožňuje definovať rôzne kombinácie podmienok podľa odosielateľa, predmetu alebo tela e-mailu, ako aj pravidlá založené na vyhľadávaní informácií priamo v spracovávaných PDF dokumentoch. Pravidlá je možné jednoducho pridávať alebo upravovať.
Všetky spracované emaily sú logované v SharePointe, čo poskytuje plnú auditovateľnosť a prehľad o každom spracovanom emaily – vrátane použitej metódy, príjemcu a stavu spracovania.
Výsledky projektu
Hlavné benefity riešenia
Automatizácia spracovania
E-maily sú smerované automaticky na základe obsahu, čísla objednávky alebo definovaných pravidiel – bez potreby manuálneho zásahu.
Spoľahlivá logika spracovania
Kombinácia analýzy textu, OCR a pravidiel zabezpečuje vysokú úspešnosť automatizácie.
Jednoduchá správa pravidiel
Tím si pravidlá spravuje samostatne cez Microsoft SharePoint, bez závislosti od IT.
Auditovateľnosť
Každý e-mail je zaznamenaný vrátane spôsobu spracovania, príjemcu a stavu.
Reporting
Prehľad v Microsoft Power BI umožňuje sledovať úspešnosť automatizácie a identifikovať priestor na jej zlepšenie.
Ďalšie kroky
Do budúcnosti má zmysel zamerať sa na znižovanie podielu e-mailov vyžadujúcich manuálne spracovanie, najmä prostredníctvom priebežného rozširovania pravidiel na základe analýzy nespracovaných správ.
Ďalším krokom je nasadenie pokročilejšej klasifikácie pre e-maily bez jednoznačných identifikátorov, ako aj rozšírenie OCR možností pre ďalšie typy dokumentov. Zároveň existuje priestor na integráciu s ďalšími internými systémami.
Použité nástroje
Pripraveni na podobné výsledky?
Chcete dosiahnuť podobné výsledky? Porozprávajme sa o vašom projekte.
Začať projekt