MailRouter: Inteligentní směrování emailů
Automatizace kategorizace a směrování faktur
Inteligentní řešení pro automatické směrování příchozích emailů ve sdílené účetní schránce na základě čísla objednávky, OCR analýzy PDF příloh a konfigurovatelných pravidel.
BK a.s.
Odvětví
Stavebnictví
Velikost společnosti
100-200 zaměstnanců
Publikováno
24. Led 2026
Profil zákazníka
BK, a.s. je zavedená společnost působící v oblasti technických služeb budov a facility managementu s více než 25letou historií a portfóliem klientů z řad významných korporátních a institucionálních zákazníků. Projekt MailRouter jsme realizovali pro účetní oddělení společnosti, které denně zpracovává velké objemy příchozí emailové komunikace – faktury, objednávky a související doklady od desítek dodavatelů.
Řešení tohoto typu je relevantní pro každou organizaci, jejíž účetní nebo back-office oddělení operuje se sdílenou emailovou schránkou sloužící jako vstupní bod pro dokladovou agendu.
Zadání
Účetní oddělení čelilo rostoucímu objemu příchozích e-mailů, jejichž zpracování již přesahovalo možnosti nativních pravidel v Outlooku a zároveň představovalo významnou administrativní zátěž pro pracovníky oddělení. Tato pravidla sice umožňují základní třídění podle odesílatele nebo klíčových slov, nedokáží však dynamicky reagovat na čísla objednávek, pracovat s obsahem PDF příloh ani přiřadit e-mail konkrétnímu odpovědnému pracovníkovi na základě interních firemních dat.
Cílem projektu bylo vybudovat inteligentní řešení, které automaticky identifikuje správného příjemce pro každý příchozí e-mail – na základě obsahu zprávy, čísla objednávky nebo konfigurovatelných pravidel. Zároveň bylo důležité zajistit, aby tým mohl tato pravidla spravovat samostatně, bez závislosti na IT podpoře.
Popis realizace
Navrhli a implementovali jsme automatizovaný flow v prostředí Microsoft Power Automate, který zpracovává každý nový příchozí email ve sdílené schránce. Řešení pracuje ve třech logických vrstvách:
Rozpoznávání čísel objednávek
Flow v reálném čase skenuje předmět i tělo e-mailu a vyhledává číslo objednávky. Pokud ho najde, e-mail je okamžitě nasměrován správnému příjemci – na základě čísla objednávky a dotazu do interního objednávkového systému. Ten prostřednictvím přímého propojení na systém identifikuje odpovědného účetního a doplní i název projektu.
OCR zpracování faktur
Pokud se číslo objednávky nenachází přímo v textu emailu, flow automaticky spustí OCR analýzu přiložených PDF souborů prostřednictvím Azure Function. Tato funkce dokáže zpracovat i více faktur najednou, extrahovat z nich relevantní identifikátory a zajistit správné směrování i bez explicitního uvedení čísla v textu emailu.
Statická pravidla přes SharePoint
Jako záložní vrstva slouží pravidla směrování, která si tým spravuje přímo v seznamu v Microsoft SharePoint – bez jakéhokoli zásahu do samotného flow. Flow tato pravidla dynamicky načítá ze SharePoint listu, který umožňuje definovat různé kombinace podmínek podle odesílatele, předmětu nebo těla e-mailu, stejně jako pravidla založená na vyhledávání informací přímo ve zpracovávaných PDF dokumentech. Pravidla je možné jednoduše přidávat nebo upravovat.
Všechny zpracované emaily jsou logovány v SharePointu, což poskytuje plnou auditovatelnost a přehled o každém zpracovaném emailu – včetně použité metody, příjemce a stavu zpracování.
Výsledky projektu
Hlavní benefity řešení
Automatizace zpracování
E-maily jsou směrovány automaticky na základě obsahu, čísla objednávky nebo definovaných pravidel – bez potřeby manuálního zásahu.
Spolehlivá logika zpracování
Kombinace analýzy textu, OCR a pravidel zajišťuje vysokou úspěšnost automatizace.
Jednoduchá správa pravidel
Tým si pravidla spravuje samostatně přes Microsoft SharePoint, bez závislosti na IT.
Auditovatelnost
Každý e-mail je zaznamenán včetně způsobu zpracování, příjemce a stavu.
Reporting
Přehled v Microsoft Power BI umožňuje sledovat úspěšnost automatizace a identifikovat prostor pro její zlepšení.
Další kroky
Do budoucnosti má smysl zaměřit se na snižování podílu e-mailů vyžadujících manuální zpracování, zejména prostřednictvím průběžného rozšiřování pravidel na základě analýzy nezpracovaných zpráv.
Dalším krokem je nasazení pokročilejší klasifikace pro e-maily bez jednoznačných identifikátorů, stejně jako rozšíření OCR možností pro další typy dokumentů. Zároveň existuje prostor pro integraci s dalšími interními systémy.
Použité nástroje
Připraveni na podobné výsledky?
Chcete dosáhnout podobných výsledků? Promluvme si o vašem projektu.
Zahájit projekt