MailRouter: Intelligentes E-Mail-Routing
Automatisierung der Rechnungskategorisierung und -weiterleitung
Intelligente Lösung für automatisches Routing eingehender E-Mails im gemeinsamen Buchhaltungspostfach basierend auf Bestellnummern, OCR-Analyse von PDF-Anhängen und konfigurierbaren Regeln.
BK a.s.
Kundenprofil
BK, a.s. ist ein etabliertes Unternehmen im Bereich technischer Gebäudedienste und Facility Management mit über 25-jähriger Geschichte und einem Portfolio von Kunden aus bedeutenden Unternehmens- und institutionellen Kreisen. Das MailRouter-Projekt haben wir für die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens realisiert, die täglich große Mengen eingehender E-Mail-Kommunikation verarbeitet – Rechnungen, Bestellungen und zugehörige Dokumente von Dutzenden von Lieferanten.
Eine Lösung dieses Typs ist relevant für jede Organisation, deren Buchhaltungs- oder Back-Office-Abteilung mit einem gemeinsamen E-Mail-Postfach als Eingangspunkt für Dokumentenprozesse arbeitet.
Aufgabe
Die Buchhaltungsabteilung stand vor einem wachsenden Volumen eingehender E-Mails, dessen Verarbeitung bereits die Möglichkeiten nativer Outlook-Regeln überstieg und gleichzeitig eine erhebliche administrative Belastung für die Mitarbeiter der Abteilung darstellte. Diese Regeln ermöglichen zwar grundlegendes Sortieren nach Absender oder Schlüsselwörtern, können jedoch nicht dynamisch auf Bestellnummern reagieren, mit PDF-Anhanginhalten arbeiten oder E-Mails einem bestimmten verantwortlichen Mitarbeiter auf Basis interner Unternehmensdaten zuordnen.
Ziel des Projekts war es, eine intelligente Lösung aufzubauen, die automatisch den richtigen Empfänger für jede eingehende E-Mail identifiziert – basierend auf dem Nachrichteninhalt, der Bestellnummer oder konfigurierbaren Regeln. Gleichzeitig war es wichtig sicherzustellen, dass das Team diese Regeln selbstständig verwalten kann, ohne auf IT-Support angewiesen zu sein.
Beschreibung der Realisierung
Wir haben einen automatisierten Flow in Microsoft Power Automate entwickelt und implementiert, der jede neue eingehende E-Mail im gemeinsamen Postfach verarbeitet. Die Lösung arbeitet in drei logischen Ebenen:
Bestellnummernerkennung
Der Flow scannt in Echtzeit Betreff und Text der E-Mail und sucht nach der Bestellnummer. Wenn er sie findet, wird die E-Mail sofort an den richtigen Empfänger weitergeleitet – basierend auf der Bestellnummer und einer Abfrage des internen Bestellsystems. Dieses identifiziert durch direkte Systemanbindung den verantwortlichen Buchhalter und ergänzt auch den Projektnamen.
OCR-Verarbeitung von Rechnungen
Wenn die Bestellnummer nicht direkt im E-Mail-Text zu finden ist, startet der Flow automatisch eine OCR-Analyse der angehängten PDF-Dateien über eine Azure Function. Diese Funktion kann auch mehrere Rechnungen gleichzeitig verarbeiten, relevante Identifikatoren extrahieren und korrektes Routing ohne explizite Angabe der Nummer im E-Mail-Text sicherstellen.
Statische Regeln über SharePoint
Als Backup-Ebene dienen Routing-Regeln, die das Team direkt in einer Liste in Microsoft SharePoint verwaltet – ohne jeglichen Eingriff in den Flow selbst. Der Flow lädt diese Regeln dynamisch aus der SharePoint-Liste, die es ermöglicht, verschiedene Bedingungskombinationen nach Absender, Betreff oder E-Mail-Text zu definieren, sowie Regeln basierend auf der Suche nach Informationen direkt in verarbeiteten PDF-Dokumenten. Regeln können einfach hinzugefügt oder bearbeitet werden.
Alle verarbeiteten E-Mails werden in SharePoint protokolliert, was vollständige Nachvollziehbarkeit und Übersicht über jede verarbeitete E-Mail bietet – einschließlich der verwendeten Methode, des Empfängers und des Verarbeitungsstatus.
Projektergebnisse
Hauptvorteile der Lösung
Verarbeitungsautomatisierung
E-Mails werden automatisch basierend auf Inhalt, Bestellnummer oder definierten Regeln geroutet – ohne manuelle Eingriffe.
Zuverlässige Verarbeitungslogik
Die Kombination aus Textanalyse, OCR und Regeln gewährleistet hohe Automatisierungserfolgsquote.
Einfache Regelverwaltung
Das Team verwaltet Regeln selbstständig über Microsoft SharePoint, ohne IT-Abhängigkeit.
Nachvollziehbarkeit
Jede E-Mail wird erfasst, einschließlich Verarbeitungsmethode, Empfänger und Status.
Reporting
Die Übersicht in Microsoft Power BI ermöglicht es, den Automatisierungserfolg zu verfolgen und Verbesserungspotenzial zu identifizieren.
Nächste Schritte
Zukünftig ist es sinnvoll, sich auf die Reduzierung des Anteils von E-Mails zu konzentrieren, die manuelle Verarbeitung erfordern, insbesondere durch kontinuierliche Erweiterung der Regeln basierend auf der Analyse nicht verarbeiteter Nachrichten.
Ein weiterer Schritt ist die Implementierung fortgeschrittenerer Klassifizierung für E-Mails ohne eindeutige Identifikatoren sowie die Erweiterung der OCR-Möglichkeiten für weitere Dokumenttypen. Zudem besteht Raum für Integration mit weiteren internen Systemen.
Verwendete Tools
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